Procesele interne sunt structurarea fluxurilor de lucru pentru orice sarcină sau activitate desfășurată în cadrul unei agenții de comunicare. Fundamentale, ele ajută la structurarea rutinei cererii și la creșterea productivității, evitând în principal întârzierile și reprelucrarea.
O agenție de comunicare trebuie să își structureze procesele interne cu eficiență, obiectivitate și, mai ales, organizare. Un număr mare de solicitări poate cauza probleme în execuția proiectelor dacă nu există o definiție exactă a modului în care ar trebui să funcționeze totul. Prin urmare, este foarte relevantă detalierea modului în care trebuie efectuată munca.
Funcționarea corespunzătoare a agenției depinde de managementul eficient al proceselor interne. Acest lucru vă permite să respectați termenele limită, să dezvoltați proiecte bine evaluate și chiar să obțineți noi clienți în mod recurent.
Această organizare este cea care permite afacerii să funcționeze bine fără a supraîncărca angajații, îndeplinind elementele de bază ale relațiilor cu clienții . În această postare vom intra în mai multe detalii despre subiect. Află totul mai jos!
Aflați care sunt procesele interne
Procesele interne reprezintă modul în care o companie execută cerințele de rutină, de la sosirea unui nou client până la dezvoltarea unui proiect. Ceea ce constituie un proces este detalierea acestuia, adică scenariul cum va fi îndeplinită o anumită sarcină.
Când este definit, se știe exact ordinea a ceea ce trebuie făcut și cum se realizează această lucrare. Un proces intern este un set de definiții precum cine îl realizează, cât timp durează, ce niveluri de aprobare trece, ce instrumente sunt folosite și toate detaliile legate de cererea în cauză.
O agenție are o serie de sarcini și activități de rutină. În mod ideal, ar trebui să existe un proces bine definit pentru fiecare și să fie cunoscut pe scară largă de toți angajații. Cu cât este mai defalcat și detaliat, cu atât sunt mai mari șansele ca acesta să fie executat perfect, respectând parametrii de calitate și la momentul potrivit.
Înțelegeți importanța gestionării proceselor interne
Managementul proceselor este ceea ce garantează că acestea vor fi făcute în mod corect. Atunci când această muncă este efectuată, este adesea posibil să se ateste modul corect în care angajații și zonele agenției se ocupă de proiecte și sarcini. Mai jos, vedeți câteva puncte care arată cât de fundamental este managementul proceselor interne.
Standardizare
Este garanția că un anumit proces va fi întotdeauna executat într-un anumit mod. Acest lucru garantează, în primul rând, calitatea muncii care se execută. În plus, respectarea structurii previne erorile sau, de exemplu, aprobările fără controlul persoanelor calificate.
Standardizarea proceselor și documentelor este un concept importat din industrie, dar funcționează foarte bine și în agenții. Rigoarea în tratarea cererilor elimină riscul de erori, care este esențial pentru o mai bună gestionare a timpului .
Organizare
Este necesar să se definească bine care este ciclul etapelor procesului, adică care este ordinea de execuție a unei sarcini. Această organizare previne omiterea unor pași importanți , cauzând adesea probleme în fluxul de lucru complet al agenției respective.
Procesele interne bine structurate ajută la ca rutina site-ului să fie mai dinamică și mai intuitivă, deoarece există cunoștințe despre ordinea de execuție a fiecărei cereri. Organizarea este esențială pentru a respecta termenele limită și pentru a respecta cu strictețe briefing-urile și recomandările.
Productivitate
Una dintre cele mai grave situații în cadrul unei agenții este reluarea . Deși nu provine întotdeauna din execuția proastă a proceselor, există totuși acest risc atunci când munca este prost structurată. Ideea este simplă: fără organizare, este posibil să existe greșeli.
Deci, desigur, dacă există erori, este nevoie să le corectăm. Acest lucru generează mai mult timp, dublează munca și perturbă întregul flux de cereri. Un proces bine structurat este de mare ajutor pentru a evita repetarea și pentru a vă crește productivitatea .
Consultați 7 sfaturi despre cum să structurați procesele interne într-o agenție de publicitate
Definirea, organizarea și implementarea proceselor interne ale agenției nu trebuie să fie o sarcină complexă. Este suficient să înțelegeți cum funcționează munca în companie, să optimizați execuția și să distribuiți bine sarcinile. Un flux de lucru progresiv este, de asemenea, de mare ajutor. Vrei să afli mai multe? Separăm 7 sfaturi despre cum să structurați aceste procese. Verifică!
1. Efectuați o mapare a proceselor interne
Maparea proceselor este pasul inițial, tocmai momentul în care este posibil să înțelegem nivelul fiecăruia dintre ele. În această lucrare, este necesar să se sublinieze erorile, ce funcționează bine și ce procese trebuie regândite sau optimizate.
2. Sectorizați etapele procesului
Fiecare proces poate avea mai mult de o zonă a agenției implicată, așa că acest lucru trebuie raportat în mod corespunzător în planificare. Aprobarea unui aspect grafic, de exemplu, poate trebui să treacă atât prin Direcția artistică, cât și prin Serviciul Clienți. Important este să fie definit.
3. Definiți o împărțire clară a sarcinilor pentru fiecare angajat
Colaboratorii specifici pot avea roluri strategice în procesele interne ale agenției. Acest lucru este foarte frecvent, mai ales când vorbim de companii mai mici sau de specialiști. Astfel, procesul trebuie să aibă o indicație despre cine este responsabil pentru o anumită sarcină.
4. Evaluați profilurile angajaților pentru fiecare rol
Pentru a face acest lucru și mai precis, cunoașterea în profunzime a angajatului face toată diferența. Organizarea proceselor este mai bine structurată atunci când știi ce poate face fiecare cel mai bine în cadrul echipei agenției. Din aceasta, repartizarea responsabilităţilor este mai adecvată, urmărindu-se o creştere a performanţei.
5. Antrenează-ți echipa
O echipă bine pregătită este capabilă să facă orice flux de lucru să funcționeze. Cu toate acestea, acest lucru necesită timp pentru ca ei să înțeleagă exact misiunea fiecăruia. Dacă este necesar, oferă prelegeri, workshop-uri sau training pentru a structura ideea.
6. Documentați fiecare proces de agenție
Procesele trebuie să fie documentate corespunzător, deoarece aceasta oferă o idee despre performanța pe termen lung. Pe lângă faptul că această secvență a structurii acțiunilor este înregistrată, este, de asemenea, important să se efectueze monitorizarea performanței. Să știi cum să evaluezi procesele și să le îmbunătățești nu va mai fi o problemă dacă agenția o face așa.
7. Adoptă instrumente care ajută la structurarea proceselor interne
Automatizarea proceselor și instrumentele de asistență pentru îndeplinirea sarcinilor sunt esențiale. În marketing, este foarte obișnuit să te bazezi pe acest software, dar, în general, un organizator de echipă și cerere adaugă și el foarte mult.
Procesele interne bune ajută agenția să-și îndeplinească cerințele și, mai mult decât atât, să execute totul cu calitatea și dinamismul pe care clienții le așteaptă. Mai multă productivitate și organizare sunt întotdeauna binevenite!
AllmaDesign vă oferă servicii profesionale de web design la prețuri avantajoase, creare de site-uri prezentare pentru companii mici și mijlocii, creare magazine online și cataloage de produse, precum și alte servicii conexe: întreținere și administrare site-uri web, optimizare SEO și promovare online, design grafic și identitate companie, găzduire web și înregistrare nume de domenii.
