Cu fiecare loc de muncă închis, există un nou proiect de livrat. Implementarea practicilor PMBOK este o inițiativă excelentă pentru a asigura execuția corespunzătoare și calitatea serviciilor. Încă nu utilizați acest concept în compania dvs.? Consultați tot ce ar trebui să știți despre managementul proiectelor PMBOK!
Agențiile de comunicare încep noi locuri de muncă în fiecare zi. Având în vedere acest lucru, a avea un management formal de proiect este esențial pentru a menține organizarea proceselor și a asigura succesul activităților desfășurate de angajați. Managementul de proiect PMBOK este unul dintre cele mai utilizate instrumente pentru controlul și promovarea calității serviciilor de la etapa inițială până la finalizare.
PMBOK oferă o imagine de ansamblu asupra propunerilor la care lucrează companie și poate fi adaptat la cultura oricărei organizații. Prin intermediul acestuia este posibilă optimizarea practicilor de proiect, asigurând atingerea obiectivelor stabilite în fiecare propunere , pe lângă îmbunătățirea colaborării între echipe.
Ce este PMBOK?
Inițial, managementul proiectelor se făcea informal. Cu toate acestea, odată cu nevoia tot mai mare de organizare a acestui proces, Institutul de Management de Proiect ( PMI ) a creat și publicat un manual, numit „Un ghid pentru corpul de cunoștințe privind managementul de proiect”, care a devenit faimos ca „Ghidul PMBOK®”.
Compus din practici tradiționale cu eficiență dovedită la nivel mondial și practici emergente cu un grad ridicat de inovație, care pot fi utilizate cu modelul Canvas , obiectivul principal al acestui instrument este de a ajuta la identificarea elementelor recurente în ceea ce privește managementul proiectelor.
În plus, una dintre diferențele PMBOK este că a fost dezvoltat pentru a ține pasul cu nevoile și actualizările companiilor. Prin urmare, este mereu în evoluție. În acesta, veți găsi subiecte specifice despre cum să aplicați managementul de proiect cu excelență, pe lângă subiecte relevante precum bugetarea, planificarea, comportamentul organizațional și prognoza financiară.
Datorită caracterului practic pe care îl oferă organizațiilor, deoarece permite standardizarea practicilor în toate sectoarele , într-un mod simplu, ghidul s-a extins în întreaga lume corporativă. Prin urmare, angajații care lucrează la dezvoltare gestionează proiectele în sincron cu angajații responsabili de distribuție, de exemplu.
Ce este și care este importanța managementului de proiect PMBOK în agenție?
Pe scurt, managementul de proiect constă într-un set de practici care trebuie urmate de echipa de lucru pentru atingerea obiectivelor unui proiect, care include aplicarea de cunoștințe, tehnici, abilități și instrumente pentru a îndeplini cerințele propunerii.
Dacă este făcut corect, PMBOK facilitează organizarea, executarea și monitorizarea etapelor de dezvoltare ale unui produs sau serviciu pentru echipă. Acest lucru crește proactivitatea echipelor. Descoperiți câteva dintre principalele avantaje ale managementului de proiect!
Reducerea întârzierilor în program
Printre principalele motive pentru reclamațiile clienților se numără întârzierea prestării serviciilor contractate. Deși fiecare proiect se confruntă cu evenimente neprevăzute care generează întârzieri, este esențial să se ia măsuri pentru a preveni acest lucru. La urma urmei, în general, întârziere este o consecință a lipsei de organizare și a eșecurilor , ducând la nemulțumirea consumatorilor, care, la rândul său, poate duce la anularea serviciului.
Prin managementul de proiect PMBOK, puteți stabili un program care să determină timpul de alocat fiecărei sarcini, să măsurați performanța echipei în fiecare fază și să înțelegeți care domenii au nevoie de mai multe resurse pentru ca proiectul să urmeze cursul planificat. Cu aceasta, există mai puține șanse ca lucrările să fie întârziate.
Scalabilitate
Odată ce un proiect este bine organizat și coordonat, managementul permite scalabilitatea proceselor, ceea ce înseamnă că acestea pot fi ajustate sau adaptate la orice extindere, fără niciun fel de deteriorare sau pierdere a propunerii aflate în curs de dezvoltare.
În acest sens, agenția nu va avea probleme în a asista mai mult de un proiect în același timp, pe lângă faptul că se va asigura că toate acestea sunt realizate conform cerințelor clienților, menținând calitatea necesară atingerii obiectivului principal.
monitorizarea câștigurilor
Managementul proiectelor aduce un control mai mare asupra pașilor parcurși , permițându-vă să știți cu exactitate ce cheltuieli au fost cheltuite pentru fiecare dintre aceștia. Din această cauză, agenției găsește mai ușor să calculeze profitul ideal pentru serviciul furnizat.
De asemenea, întrucât sunt mai puține eșecuri pe parcursul proiectului și mai multă asigurare că acesta va fi finalizat eficient și cu calitate, compania câștigă credibilitate pe piață, lucru esențial pentru a atrage clienți, a închide noi afaceri și, în consecință, a-și crește câștigurile financiare.
O implicare mai mare a echipei
Managementul de proiect precizează ce trebuie făcut în fiecare propunere și cine va fi responsabil pentru realizarea pașilor, pe lângă stabilirea unei comunicări directe între echipă, care poate clarifica orice îndoieli ori de câte ori este necesar. Odată cu reducerea obstacolelor și un tablou de bord bine definit , echipa tinde să aibă un angajament mai mare și, astfel, să își mărească productivitatea.
Care sunt cele 5 grupuri de procese PMBOK?
Pentru a implementa managementul de proiect PMBOK, este necesar să înțelegem cum este organizată structura acestuia. Conceptul este împărțit în 5 grupuri, a căror funcționare este interconectată. Prin urmare, dacă ceva nu merge bine la începutul proiectului, de exemplu, finalizarea acestuia va fi pusă în pericol. Vezi care sunt cele 5 grupuri.
Iniţiere
Prima grupă cuprinde toate procesele, activitățile și abilitățile necesare pentru demararea proiectului. Aici este definit totul, de la permisiuni la comenzi de service, ceea ce asigură progresul propunerii care urmează să fie executată.
Sunt identificate părțile interesate, proiectul este autorizat formal și se elaborează un scop inițial , care să permită managerilor și angajaților să aibă o viziune asupra a ceea ce trebuie livrat clientului. De asemenea, decide cine va fi managerul de proiect. Într-o agenție de comunicare, aceasta ar fi etapa de brainstorming , în care ideile pentru job sunt concepute și rafinate.
Planificare
În planificare, sunt stabilite procesele relevante pentru domeniul de aplicare al proiectului – adică se face o informare a serviciului contractat și o listă de verificare a ceea ce va fi realizat. Mai mult, este necesar să se definească planuri strategice care să servească la maximizarea fluxului de lucru și să întocmească liste cu prioritățile proiectului și nevoile echipei de a realiza serviciul.
Acest pas clarifică, de asemenea, obiectivele și așteptările de atins și structura dorită pentru îndeplinirea serviciului conform termenului, etapelor și constrângerilor bugetare.
Execuţie
Acesta este grupul care promovează managementul echipelor implicate în proiect, pentru a alinia etapele cu obiectivele inițiale. Managerii de proiect trebuie să organizeze procesele și echipele astfel încât munca să evolueze conform planului. În timpul acestui pas, puteți utiliza Kanban pentru a urmări activitățile în desfășurare.
Este esențial ca managerul să facă loc unei comunicări directe, care le permite angajaților să clarifice orice îndoială. La fel trebuie să se întâmple și cu părțile interesate, astfel încât produsul să fie finisat cu calitatea așteptată.
Monitorizare si control
Competențele implicate în acest grup sunt ordinele de modificare, problemele bugetare și rezolvarea de probleme și evenimentele neprevăzute care afectează derularea proiectului.
Este important ca managerul să încurajeze progresul serviciului și să îl protejeze de posibile opriri — întârzieri ale producătorilor angajați de agenție pentru a crea o campanie video, de exemplu. El acționează dând răspunsuri rapide la posibilele eșecuri. Prin urmare, este necesar să se monitorizeze în mod activ execuția activităților.
De asemenea, monitorizarea și controlul sarcinilor este esențială pentru a analiza și regla progresul și performanța proiectului. În acest sens, trebuie să urmați trei pași:
- identificarea schimbărilor necesare pentru ca proiectul să aibă succes;
- efectuarea modificărilor identificate;
- comparați planificarea inițială cu cea actuală și, de acolo, verificați ce variații s-au produs și determinați măsuri corective.
Este de remarcat faptul că, deși echipa de proiect este autorizată să implementeze modificări, doar panoul de control al schimbărilor este cel care aprobă sau respinge astfel de modificări.
Închidere
Scopul acestui grup este de a asigura succesul proiectului, respectând termenul și bugetul stabilit. Practic, este livrarea jobului către client, când pot apărea cereri de ajustări. Acțiunile acestui grup sunt:
- inchide oficial proiectul si obtine semnatura si aprobarea clientului;
- închide proiectul, arhivând toate înregistrările, pe lângă întâlnirea cu echipa pentru a discuta lecțiile învățate în demers;
- efectua o evaluare a metricilor și a rezultatelor. Greșelile și reușitele proiectului trebuie arhivate, astfel încât să poată servi drept ghid pentru proiectele viitoare.
Care sunt domeniile de cunoștințe ale managementului de proiect?
Pentru a face managementul de proiect și mai disciplinat, PMBOK împarte grupurile de proces în zone de cunoștințe, care ajung să se suprapună pe parcursul fazelor. Înțelegeți cum funcționează.
Integrare
Se caracterizează prin faptul că reunește tot ce știi pentru a gestiona proiectul în mod holistic, mai degrabă decât procesele individuale.
Domeniul de aplicare
Definiți clar ce va fi livrat clientului, astfel încât toată lumea să înțeleagă care este de fapt proiectul și care sunt cerințele acestuia. Se elaborează structura de distribuţie a locurilor de muncă .
Timp
Se adresează gestionării timpului petrecut pentru fiecare sarcină a proiectului și determină timpul total pentru livrare. Această zonă face mai ușor de înțeles succesiunea activităților și cât timp durează pentru a le finaliza.
Cost
Se ocupă de finanțele propunerii, definind bugetul necesar pentru a face sarcinile fezabile prin enumerarea costurilor fiecărui pas.
Calitate
Constă în stabilirea controlului și managementului calității, astfel încât rezultatul final să fie în concordanță cu solicitarea clientului.
Achiziţie
Planifică toate resursele ce urmează a fi achiziționate pentru execuția proiectului și gestionează furnizorii implicați în lucrare.
Resurse umane
Ea crește numărul de colaboratori calificați și disponibili pentru proiect. Managerul adună echipa și o conduce prin antrenament.
Comunicatii
Se bazează pe dezvoltarea planului de comunicare pentru proiect și controlează comunicațiile inbound și outbound.
Managementul riscului
Identifică riscurile proiectului și stipulează modul în care acestea vor fi ținute sub control pe parcursul realizării propunerii.
Managementul părților interesate
Promovează identificarea părților interesate, permițându-vă să înțelegeți rolul și nevoile acestora în proiect.
Cu managementul de proiect PMBOK, agenția adoptă practici mai eficiente pentru dezvoltarea și controlul activităților locurilor de muncă angajate de consumatori. Astfel, este posibil să respectați termenele limită, să fiți agil în luarea deciziilor și să reduceți considerabil șansa de erori. Toate acestea au ca rezultat un proiect cu un nivel ridicat de excelență și satisfacție a clienților.
AllmaDesign vă oferă servicii profesionale de web design la prețuri avantajoase, creare de site-uri prezentare pentru companii mici și mijlocii, creare magazine online și cataloage de produse, precum și alte servicii conexe: întreținere și administrare site-uri web, optimizare SEO și promovare online, design grafic și identitate companie, găzduire web și înregistrare nume de domenii.
