Controlul finanțelor agenției de comunicare este esențial pentru a le menține în ordine. Odată cu întocmirea raportului financiar lunar, este posibilă monitorizarea mișcărilor în și în afara afacerii, ceea ce facilitează procesul decizional. Vezi în această postare cum să construiești acest document atât de important pentru compania ta
Managementul financiar este un ansamblu de procese administrative legate de planificarea, execuția și controlul finanțelor unei companii, fiind un punct crucial pentru succesul oricărei afaceri. Una dintre cele mai importante proceduri ale sale este raportul financiar lunar, care permite urmărirea și monitorizarea acțiunilor și obiectivelor sectorului financiar.
Pe baza acestui document, se poate analiza dacă agenția de comunicare urmează calea cea bună sau dacă trebuie să facă ajustări pentru a menține conturile în ordine.
Ce sunt rapoartele financiare și de management?
În primul rând, este necesar să se clarifice ce sunt rapoartele de management. Acestea sunt documente intocmite cu scopul de a detalia operatiunile manageriale desfasurate de companie.
Informațiile conținute în aceste rapoarte ghidează procesul decizional, motiv pentru care acestea tind să fie obiective și actualizate frecvent, pentru a prezenta date relevante pentru afacere.
Raportul financiar lunar este unul dintre rapoartele de management, fiind recurent în organizațiile care adoptă practici disciplinate de control al finanțelor. Pentru a fi util sectorului financiar, este esențial ca documentul să aducă un studiu al cheltuielilor, costurilor, cheltuielilor și conturilor de plătit și de încasat.
Practic, documentul este rezumat într-o compilație de date despre banii care au intrat și au ieșit din numerarul companiei în luna curentă. Este esențial ca raportul să prezinte fidel contextul companiei, astfel încât să fie un indicator de încredere, altfel poate duce la decizii greșite.
Cât de relevant este raportul pentru sănătatea financiară a agenției dvs.?
Toate operațiunile unei agenții ajung să fie legate de sectorul financiar, de la costurile de întreținere a unui angajat până la realizarea de noi investiții. În acest context, este necesar să existe date exacte pentru a lua decizii în cunoștință de cauză care să conducă întreprinderea – asta este exact ceea ce oferă raportul financiar.
Prin control financiar eficient, poți menține proactivitatea și normalitatea operațiunilor tale, asigurându-ți profiturile. Acest lucru se întâmplă deoarece documentul aduce informații despre situația financiară a afacerii, ajutând munca managerilor.
Datele colectate în raport arată dacă este necesară reducerea costurilor pentru a menține viabilitatea companiei sau dacă este un moment bun pentru a face noi investiții. Principiul managementului afacerii este controlul asupra domeniilor de activitate ale companiei, deoarece permite monitorizarea si analiza rezultatelor lunare ale agentiei, servind drept baza pentru proiectarea actiunilor strategice.
Cum se face raportul financiar lunar al agenției?
Pentru a pregăti raportul financiar lunar, trebuie să vă asigurați că toate informațiile financiare sunt înregistrate corect. În plus, este necesar să se acorde atenție datelor care compun structura documentului. Urmați mai jos cum să efectuați acest proces.
Faceți bilanţul
Practic, bilantul arata starea activelor agentiei pe parcursul lunii analizate. Acest indicator demonstrează echilibrul dintre valorile pasivelor și activelor, precum și cifrele referitoare la capitalurile proprii. Scopul său este de a oferi o imagine de ansamblu asupra scenariului economic și financiar al organizației.
Pentru simplificarea bilanțului, este foarte recomandat să păstrați datele organizate și actualizate. De preferat, separați conturile de active în ordine crescătoare, ținând cont de gradul de lichiditate. În ceea ce privește conturile de pasiv, grupați-le în funcție de răspundere și, de asemenea, în ordine crescătoare.
Deoarece dispune de date cantitative și calitative, indicatorul este crucial pentru întocmirea raportului financiar al companiei, deoarece permite un studiu aprofundat al activelor, datoriilor și creditelor.
Listați costurile de funcționare
Costurile operaționale sunt definite ca fiind cheltuieli esențiale pentru funcționarea oricărei companii. În această categorie sunt incluse banii folosiți pentru chirie, internet, facturile de energie electrică și apă, salariile angajaților și alte puncte care permit serviciul clienți , precum și executarea serviciilor contractate.
Faceți o listă cu toate costurile de operare. Inițial, informați valorile specifice fiecărui cost. Apoi, adunați toate costurile pentru a obține o idee despre totalul lunar necesar pentru a menține afacerea în funcțiune.
Ridicați rezultatele obținute
Analiza rezultatelor obtinute in ultimele luni de catre agentie este un termometru pentru a intelege daca firma este pe drumul cel bun si reusind sa atinga obiectivele stabilite in planificarea sa anuala. Această demonstrație trebuie să fie cât mai realistă posibil pentru a evita interpretările greșite .
Preluarea rezultatelor obținute necesită suma tuturor intrărilor și ieșirilor de numerar derivate din vânzările de produse și servicii oferite de companie. Apoi scade costurile de operare și prețul pentru fiecare articol.
Măsurați lichiditatea companiei
Pe scurt, lichiditatea constă în ușurința și rapiditatea cu care sucursala este capabilă să transforme un activ în numerar în numerar. Este un aspect de extremă relevanță pentru raportul financiar, prin urmare, managerul financiar trebuie să evalueze dacă activele și pasivele returnate au potențialul de a genera alte investiții în afacere. Când răspunsul este pozitiv, înseamnă că compania realizează profit.
Activele unei companii pot fi numerar, investiții, stocuri, instrumente implementate, creanțe și clienți, în timp ce pasivele sunt obligații datorate. Toate acestea trebuie puse pe vârful creionului și studiate în detaliu.
Centralizați și standardizați informațiile
Dacă datele financiare ale companiei sunt disponibile în mai multe foi de calcul, vă va fi dificil să pregătiți raportul. Prin urmare, este indicat să se strângă toate informațiile într-un singur loc, de preferință într-un software care este capabil să le separe pe categorii.
La realizarea bilanțurilor, activitățile se pot desfășura mai rapid, întrucât tot ce trebuie să faci este să aplici un filtru pentru a găsi datele de interes. Este important de subliniat însă că raportul izolat nu este util pentru managementul financiar.
Mai mult decât a face posibilă monitorizarea veniturilor și cheltuielilor organizației, este esențial ca rapoartele să fie comparabile. Prin aceasta, analizele viitoare pot favoriza și perspectivele care au ca rezultat oportunități de îmbunătățire a proceselor financiare. Asigurarea standardizării formatului în care sunt înregistrate datele este de o importanță capitală pentru compararea rapoartelor.
simplifica procesul
Interpretarea rapoartelor financiare este cea care va determina urmatoarele actiuni ale departamentului financiar. Acestea fiind spuse, este necesar ca aceste documente să fie întocmite într-un mod care să faciliteze înțelegerea colaboratorilor care vor fi responsabili de analizarea lor.
În acest sens, îngrijorează-te cu privire la adoptarea unui limbaj accesibil pe care echipa ta îl cunoaște. Folosirea excesivă a termenilor specifici sectorului contabil ajunge să îngreuneze înțelegerea celor care nu sunt obișnuiți cu aceștia. Evitați utilizarea expresiilor tehnice, pe lângă prioritizarea informațiilor în funcție de relevanța acesteia.
Rețineți că rapoartele sunt un instrument de promovare a comunicării transparente între echipele agenției. Datele confuze sau extrem de tehnice pot provoca zgomot în comunicare, interpretare și chiar dezvoltarea strategiilor care duc la pierderi.
Reduceți șansa de defecțiuni prin automatizarea proceselor de raportare
Departamentul financiar este destul de delicat, iar orice greșeală poate avea un impact negativ asupra restului afacerii. Investiția în soluții care automatizează procesele de raportare reduce considerabil șansele de eșec și, în consecință, de interpretare greșită.
Un bun exemplu de soluție care oferă această practică este un sistem de management integrat , în care rapoartele financiare pot fi generate automat și cu precizie maximă.
Întocmirea acestui document necesită executarea mai multor sarcini birocratice. Atunci când aceste activități sunt efectuate manual, ele necesită mult mai mult timp din partea angajaților, pe lângă faptul că fac procesul susceptibil la erori. Cu un software bun, puteți automatiza următoarele sarcini:
- planificarea bugetară , care ajută la controlul cheltuielilor și veniturilor agenției;
- reconcilierea bancară , care integrează conturile bancare ale companiei;
- calcule financiare , care creează rapoarte automate din informațiile înregistrate în sistem;
- trimiterea de fișiere bancare , care anulează automat toate conturile de încasat.
Odată cu automatizarea activităților financiare, sectorul financiar câștigă agilitate și șansele de erori sunt minimizate. Ca să nu mai vorbim de faptul că instrumentul adună și toate datele într-un singur loc și previne pierderea lor, ceea ce se întâmplă obișnuit atunci când compania folosește foi de calcul pe hârtie. Pe scurt, software-ul adaugă transparență, acuratețe și viteză analizei financiare.
Raportul financiar lunar este un aliat puternic pentru monitorizarea sănătății financiare a companiei și asigurarea sustenabilității acesteia pe piață. Documentul ghidează deciziile strategice de afaceri, deoarece analiza raportului contribuie la efectuarea de ajustări pentru a limita deșeurile, a economisi bani și a identifica oportunitățile de îmbunătățire.
AllmaDesign vă oferă servicii profesionale de web design la prețuri avantajoase, creare de site-uri prezentare pentru companii mici și mijlocii, creare magazine online și cataloage de produse, precum și alte servicii conexe: întreținere și administrare site-uri web, optimizare SEO și promovare online, design grafic și identitate companie, găzduire web și înregistrare nume de domenii.
