Proiectul ajută în viața de zi cu zi a unei companii. Pentru agentiile de marketing si comunicare, este metodologia ideala pentru optimizarea muncii, identificarea si inversarea eventualelor esecuri, pe langa asigurarea atingerii rezultatului idealizat in planificare.
Poate te-ai gândit deja la subiect, dar de-a lungul vieții, este constant necesar să dezvolți un proiect care să genereze produse, servicii sau anumite rezultate. Poate fi ceva mic sau uriaș și complex.
Fie că este vorba de organizarea unei petreceri mari sau pur și simplu de trezire și lucru, am găsit procese care pot fi planificate și executate mai bine cu un management adecvat al proiectului .
Tăiind aplicarea proiectelor la viața unei companii, știm că această tehnică este fundamentală pentru a ajuta în organizare, pentru a facilita înțelegerea tuturor colaboratorilor cu privire la care sunt obiectivele afacerii și cum poate adăuga fiecare, în plus. pentru a garanta succesul acţiunilor desfăşurate.
Înțelegeți ce este un proiect și pentru ce este acesta
Imaginați-vă că vă decideți să vă renovați casa sau să plecați într-o excursie. Acestea sunt două exemple de evenimente relativ normale din viața oamenilor, dar care, în același timp, nu sunt atât de banale precum mâncatul sau dormitul, nu-i așa?
Pentru a ne asigura că acestea sunt realizate în conformitate cu așteptările, este obișnuit să se creeze un pas cu pas, prezicând ceea ce trebuie făcut.
În general, proiectul este legat de lucrări de o anumită durată . Adică, pentru a asambla un proiect, trebuie să existe un început, un mijloc și un sfârșit. Munca unui colaborator, de exemplu, nu poate fi definită ca proiect, deoarece este continuă.
Totuși, atunci când se inserează o evaluare a performanței , putem considera perioada evaluată detașată de celelalte acțiuni, creând o viziune de proiect în raport cu performanța angajatului.
Obiectivul principal al proiectului este de a permite realizarea unei lucrări. Consecința ar putea fi un produs fizic, realizarea unui serviciu sau chiar atingerea unui rezultat stabilit – pentru o agenție, rezultatul ar putea fi ceva de genul creșterii interacțiunii cu clienții sau obținerea de noi contacte.
În plus, dezvoltarea unui proiect servește și la:
- să aibă o viziune largă în raport cu calea care trebuie parcursă pentru a realiza ceea ce a fost idealizat;
- definiți calea cea mai eficientă;
- să poată vedea și corecta posibilele defecțiuni;
- identifica oportunitățile și profita de ele;
- definiți programul activităților, permițând fiecăruia să aibă o înțelegere clară a rolului său și a modului în care acesta interferează cu realizarea proiectului;
- găsirea celor mai bune soluții bugetare, pe lângă faptul că face loc evenimentelor neprevăzute.
Descoperiți principalele tipuri de proiecte
Trăim într-o perioadă în care predictibilitatea a atins cel mai înalt punct din istorie, deoarece tehnologiile și universul online au adus noi orizonturi capacității de predicție.
În zona de proiect, acesta devine un mare avantaj, întrucât una dintre principalele abilități implicate este planificarea, exercițiul de a depăși ceea ce vede ochiul și de a ajunge cât mai departe și aproape de realitate.
Un proiect poate fi direcționat către aproape orice domeniu de cunoaștere. Separăm principalele tipuri de proiecte, astfel încât să înțelegeți cum această tehnică are o aplicație cu adevărat largă.
factură
Legile sunt fundamentale pentru a ajuta la organizarea societății noastre. Propuși de obicei de politicieni în funcție, membri ai justiției sau chiar de populație, ele sunt prezentate într-un sistem complex de linii directoare astfel încât drepturile sau îndatoririle să fie asigurate.
Tocmai din cauza complexității sale, înainte ca o lege să fie implementată, aceasta trebuie prezentată și apoi respinsă, modificată sau aprobată. Proiectul de lege arată care vor fi direcțiile și obiectivul cu propunerea de lege.
Proiect social
De natură ecologică sau socială, acest tip de proiect își propune să rezolve unele dureri prezente în societate. Un proiect social poate avea cele mai diverse abordări, cum ar fi divertisment, educație, sănătate, conștientizare și acțiune de mediu.
Dezvoltat de obicei de ONG-uri și actori din sectorul terț, acest tip de proiect este de obicei o cerință pentru strângerea de fonduri guvernamentale sau de afaceri.
Proiect de cercetare
Mediul academic recunoaște, de asemenea, călătoria cunoașterii prin proiecte. Proiectele de cercetare urmăresc sistematizarea unei descoperiri, asigurând veridicitatea științifică a faptelor.
Deși sunt de obicei dezvoltate de studenți, proiectele de cercetare pot fi realizate și de cercetători științifici.
Proiect arhitectural
La fel de popular ca exemplele de proiecte anterioare, proiectul arhitectural este dezvoltat pentru a se asigura că ceea ce este preconizat se va întâmpla conform planurilor.
Astfel, arhitectul sau inginerul are ca obiectiv, pe de o parte, să-și prezinte clientului ideea, să obțină aprobarea și, pe de altă parte, să se asigure că echipa de construcție a înțeles liniile directoare și va efectua lucrările în conformitate cu cu cea stabilită.
proiect IT
Ingineria software nu este mult diferită de inginerie civilă când vine vorba de proiectare. De asemenea, este esențial ca profesionistul să dezvolte materiale pentru a asigura creația conform nevoilor și liniilor directoare ale contractantului. La urma urmei, lista de verificare a solicitărilor de funcții și a indicațiilor clienților este lungă.
În acest domeniu, au apărut metodologii agile , transformând complet logica proiectelor. Unul dintre cele mai importante a fost definiția că pașii nu trebuie efectuati cronologic, dacă nu sunt direct interdependenți.
Astfel, conceptul precum construcția incrementală și întâlnirile de sprint (de la Scrum), de exemplu, au contribuit la execuția proiectelor în cele mai variate domenii.
proiect de afaceri
Atât pentru crearea unei noi afaceri — sau dezvoltarea unui nou produs sau serviciu — cât și pentru alte strategii care conduc la creșterea companiei, proiectul este fundamental. Acceleratoarele, de exemplu, au proiecte pentru a direcționa munca și a asigura o tracțiune mai mare pentru companiile pe care le conduc.
În plus, proiectul din cadrul unei companii asigură că antreprenorul își lărgește viziunea asupra afacerii , proiectând acțiunile ideale și descoperind modul în care va fi posibilă obținerea rezultatelor dorite, anticipând și reducând în același timp diverse riscuri.
Design de comunicare și marketing
Dacă lucrezi sau ai lucrat într-o agenție, probabil ai observat cum s-a stabilit modelul de servicii în proiecte în acest model de business.
La urma urmei, zona de comunicare este supusă unor schimbări constante și este important să existe cel mai potrivit instrument pentru a face față adaptărilor. Fie pentru managementul agenției sau pentru urmărirea clienților, conducerea este de obicei exprimată în managerul de proiect.
Acest tip de proiect are ca scop identificarea tuturor informațiilor relevante despre companie, piață, concurență și profilul clientului ideal . Un proiect de comunicare și marketing reduce numărul de redactări , crește satisfacția clienților și asigură că strategia aplicată va avea randamentul așteptat.
Cunoașteți diferența dintre design și proces
Folosite adesea ca sinonime, aceste cuvinte au particularități în aplicare. În timp ce proiectul este dezvoltat cu scopul de a realiza ceva unic, cu început, mijloc și sfârșit, procesul se bazează pe execuția unor acțiuni continue pentru a obține rezultatul așteptat. Rutina administrativă, de exemplu, poate fi optimizată atunci când sunt analizate procesele implicate.
PDCA (planificați, faceți, verificați și îmbunătățiți) este una dintre metodologiile care pot fi aplicate în proces . La urma urmei, deoarece acesta este văzut ca un ciclu repetitiv de acțiuni, obiectivul este de a găsi noi tehnici sau comenzi rapide care să optimizeze ciclul.
Proiectul se caracterizează prin finitudinea sa. Poate că acest lucru creează o oarecare confuzie pentru oamenii care lucrează în agenții, pentru că au proiecte cu clienți. Totuși, proiectul (campania) de comunicare și marketing este tratat în mod normal izolat de celelalte.
Urmăriți beneficiile aplicării unui proiect în companie
Managementul proiectelor este foarte important pentru o companie pentru a asigura cele mai bune rezultate. Chiar dacă mai multe procese se află în afara acestui domeniu, activitățile cheie care se desfășoară prin proiecte au posibilitatea de a funcționa mai bine decât acțiunile aplicate aleatoriu.
Vezi care sunt principalele avantaje ale implementării unui proiect în compania ta!
Calendar
Imaginați-vă că compania dumneavoastră oferă un anumit produs sau serviciu și, pentru a-l livra clientului, există un set de procese prestabilite care trebuie executate. Cu toate acestea, cu capacitatea de personalizare, unele procese sunt adăugate, iar altele sunt eliminate în raport cu fiecare proiect pe care afacerea dvs. îl închide.
Cu implementarea șablonului de proiect, nu mai trebuie să urmați fiecare pas. Există un program care direcționează acțiunile și cei responsabili de livrarea fiecărei activități. Astfel, garantați respectarea termenului limită și reduceți tensiunea dintre angajați, permițând fiecăruia să își planifice în funcție de problemele personale.
Cost beneficiu
În același mod în care managementul timpului este optimizat odată cu proiectul, crește și ratele de productivitate. Din păcate, încă experimentăm un scenariu în care angajații îndeplinesc programe și sarcini, dar proiectul ajută la mutarea atenției către rezultate! Cu un model mai slab, munca este mai rentabilă.
Organizare
Chiar dacă nivelul de complexitate și numărul de acțiuni sunt multe, în cadrul unui proiect totul are mai mult sens și se află într-o logică. Modelele organizaționale ajută la controlul fluxului de activități. În acest fel, informațiile sunt prezentate într-o manieră inteligentă, cu asimilare rapidă de către toți membrii echipei.
controlul riscurilor
Evenimentele neprevăzute sunt responsabile pentru majoritatea pierderilor unei companii. Din cauza unui scenariu precum pandemia provocată de noul coronavirus, de exemplu, mai multe companii au fost nevoite să declare faliment și să-și închidă porțile. Cu toate acestea, oricât de mult ar fi planificat, nu ar fi posibil să se identifice un astfel de eveniment.
Proiectul include monitorizarea KPI-urilor (indicatori cheie de performanță) și monitorizarea acțiunilor. Astfel, atunci când apare ceva diferit de ceea ce a fost proiectat, este posibil să identificăm și să creăm strategii pentru a rezolva situația, prevenind sau minimizând pierderile.
rentabilitatea
Într-un proiect, este posibil să înțelegem mai bine care sunt intrările și ieșirile legate de muncă. În acest fel, valoarea identificată ca profit este reală și procesul se trezește la dezvoltarea unor insight-uri care pot optimiza profitabilitatea companiei.
Luarea deciziilor
Agilitatea în luarea deciziilor este fundamentală în contextul corporativ. În domenii precum comunicarea și marketingul, această abilitate este fundamentală, contribuind la cea mai bună utilizare a bugetului alocat de client.
Proiectul are de obicei un tablou de bord pentru a aduna informații relevante într-un singur loc, oferind o luare a deciziilor mai rapidă și mai precisă.
Autonomie pentru echipa
A avea angajați implicați și proactivi este un lucru cu adevărat pozitiv pentru o companie. Cu toate acestea, nu doar salariile diferențiate de pe piață și bonusurile funcționează pentru a încuraja participarea acestora.
Odată cu execuția activităților ghidate de un proiect, fiecare angajat înțelege clar ce trebuie să facă pentru a contribui la succesul acelei misiuni și se simte ca o parte importantă a procesului .
Relația cu clienții și satisfacția
Dacă, pe de o parte, proiectul aduce beneficii relației dintre companie și publicul său intern, pe de altă parte, este esențială și consolidarea relației cu clientul.
Este posibil să se permită consumatorului să urmeze fiecare pas, punând la îndoială și interferând atunci când execuția depășește idealul. Pe lângă creșterea calității produsului final, proiectul îmbunătățește și rata de satisfacție a publicului extern.
Vedeți cum un proiect poate optimiza rutina unei agenții
O agenție agilă , orientată spre dezvoltarea proiectelor, va avea cu siguranță o echipă mai independentă și procese mai eficiente. În plus, uneori zona de comunicare poate fi subiectivă. Deci, chiar dacă clientul este de acord cu proiectul prezentat, se poate ca culoarea reclamei sau termenul folosit să fie evitată de brand.
Astfel, proiectul eficientizează munca echipelor , care pot acționa simultan în unele situații, precum și pivotează rapid dezvoltarea muncii, optimizând managementul timpului.
Descoperiți pașii principali în implementarea unui proiect
După ce îți dai seama de avantajele atât pentru rutina de business, cât și pentru munca specifică unei agenții, probabil că vrei să implementezi un proiect în afacerea ta.
Separăm pașii fundamentali astfel încât să puteți dezvolta planificarea, execuția și livrarea — cu dreptul la procese pentru a promova îmbunătățirea acțiunilor. Verifică!
Definirea metodologiei de lucru
Probabil ați auzit de unul dintre cele mai tradiționale instrumente de lucru cu proiecte, PMBOK . Cu accent pe dezvoltarea completă, este aplicat pe scară largă în mediul corporativ, dar poate fi folosit pentru implementarea proiectelor în cele mai diverse domenii. Cu toate acestea, aceasta nu este singura opțiune, deoarece există metodologii agile precum Scrum, Lean, Kanban și Smart.
Prin urmare, este esențial să înțelegem tipul de proiect și nivelul său de complexitate, alegând metodologia ideală. Un punct important în acest sens este să înțelegem dacă echipa cunoaște deja metoda propusă sau dacă va avea nevoie de noi abilități și pregătire. Uneori este mai bine să alegi modelul pe care toată lumea știe să-l folosească decât pe cel potrivit situației.
Identificarea proceselor și activităților cheie
Apoi, este timpul să înțelegem ce trebuie făcut pentru ca visul să se transforme în ceva real. Identificarea etapelor, sau a activităților cheie, ale proiectului permite o viziune completă și minimizează posibilitatea de a uita ceva fundamental. Este o cale de la mare la mic care ajută la acoperirea tuturor detaliilor.
Dezvoltarea planificării acțiunilor
Planificarea acțiunii este legată de contextul în care se vor desfășura procesele. Dacă proiectul este modular și incremental , este posibil ca mai multe acțiuni să aibă loc în același timp și o parte a proiectului să poată continua doar după aprobarea de către client a ceea ce a fost deja dezvoltat.
Pentru execuția unei campanii de publicitate, de exemplu, procese precum briefing-ul, crearea personajului, planificarea mass-media și a strategiilor, dezvoltarea artelor și plasarea vor fi fundamentale și trebuie descrise în detaliu, în pe lângă identificarea persoanei responsabile de livrare, când și cum se va face acest lucru.
Alinierea așteptărilor și cerințelor
Odată ce planificarea este făcută, este timpul pentru o nouă rundă de prezentări – una pentru client și alta pentru echipa responsabilă cu executarea proiectului. Astfel, este posibilă satisfacerea cerințelor, alinierea așteptărilor și asigurarea succesului acțiunilor desfășurate.
În această parte a procesului, se pot face și aranjamente care sunt în conformitate cu conformitatea companiei , întărind integrarea și angajamentul grupului .
efectuarea de teste
În funcție de nivelul de complexitate al proiectului, acesta poate fi implementat într-un singur bloc, dar mai frecvent este împărțit în module. Astfel, o parte importantă a managementului de proiect este asigurarea calității și eficienței a ceea ce va fi livrat. Pentru aceasta, este important ca totul să fie testat înainte de a prezenta modulul antreprenorului.
Monitorizarea progresului proiectului
Există mai multe formate pentru a urmări tot ceea ce se întâmplă. Sistemele ERP , de exemplu, pot aduce informații cruciale despre resursele alocate, pe lângă faptul că favorizează comunicarea între membrii echipei.
Cu fișa de pontaj , este posibil să se calculeze timpul pe care fiecare persoană îl dedică proiectului și rezultatele obținute. Trebuie să stabiliți metrici relevante și să le utilizați pentru a verifica succesul execuției , corectând cursul dacă este necesar.
Livrarea rezultatului final
Odată ce proiectul este finalizat, asta nu înseamnă că munca sa terminat. Este timpul să ne asigurăm satisfacția și succesul clienților, înțelegând unde ar putea fi îmbunătățit un proces sau un produs final. În plus, este, de asemenea, posibil să adunăm echipa și să facem runde rapide de exerciții precum: unde am înțeles bine, unde am greșit și ce putem îmbunătăți.
Evitați cele mai frecvente greșeli în managementul proiectelor
Vedeți care sunt cele mai recurente eșecuri atunci când oamenii dezvoltă proiecte:
- neefectuarea unei planificări adecvate — pas fundamental care aduce coerență proiectului, uneori este sărit sau dezvoltat fără atenția necesară, provocând pierderi și crescând riscul de execuție;
- dificultăți în delegarea sarcinilor — când conducerea are un profil mai autoritar sau centralizator, poate fi dificil să deschideți planificarea și să prezentați clar rolul fiecăruia în proiect. Acest lucru împiedică fluxul de acțiuni, pe lângă crearea unor situații precum supraîncărcare de muncă pentru unii angajați și lenevie pentru alții;
- absența analizei de risc — dacă prognoza riscului nu este inclusă în proiect, orice eveniment care depășește planul în timpul execuției poate cauza pierderi sau întârzieri;
- lipsa de comunicare — spre deosebire de activitățile care se întâmplă în rutina unei companii, în cadrul unui proiect, întreaga echipă trebuie să fie în ton. La urma urmei, acțiunea unei persoane poate avea consecințe pentru întreaga echipă. Prin urmare, este foarte important să se asigure o comunicare clară și directă între echipă.
Ți-a plăcut să înțelegi cum să dezvolți un proiect pentru compania ta ? Trebuie să fi realizat că acest model de lucru face acțiunile mai clare și umple de sens relația dintre fiecare activitate desfășurată.
AllmaDesign vă oferă servicii profesionale de web design la prețuri avantajoase, creare de site-uri prezentare pentru companii mici și mijlocii, creare magazine online și cataloage de produse, precum și alte servicii conexe: întreținere și administrare site-uri web, optimizare SEO și promovare online, design grafic și identitate companie, găzduire web și înregistrare nume de domenii.
