Managementul timpului și productivitatea sunt esențiale pentru organizare, performanță ridicată și bunăstare la locul de muncă. Tehnicile de optimizare a timpului sunt legate de calitatea livrărilor și pot genera eficiență în fluxul de lucru. Aflați pe care le puteți implementa în rutina dvs. și creșteți rezultatele!
Dacă ai o muncă axată pe rezultate, probabil managementul timpului și productivitatea sunt termeni obișnuiți cu o mare semnificație în rutina ta. În timp ce managementul timpului reunește setul de practici pentru ca tu să-ți optimizezi relația cu agenda și cu acționarea ceasului, productivitatea vine ca rezultat al acestui bun management.
La urma urmei, nu numărul de ore îți va garanta livrările, ci calitatea. În acest articol, am adunat cei 15 factori principali care pot influența dinamica zilnică a dumneavoastră, asigurând un management mai eficient al timpului și o productivitate mai mare.
1. Planificați-vă rutina pentru a optimiza gestionarea timpului și productivitatea
Primul punct pentru a avea un management eficient al timpului este planificarea. Imaginați-vă că intenționați să analizați impactul campaniilor plătite de la clienții unei agenții, dar vă petreceți timpul făcând apeluri către aceștia. Deși este o acțiune interesantă, cu siguranță nu are un rezultat eficient în raport cu obiectivul. Prin urmare, este important să creați un plan cu ceea ce intenționați să faceți.
Una dintre principalele greșeli care se pot întâmpla la stabilirea unei rutine este repetarea sarcinilor doar din cauza obiceiului de a le face. Când un proces este automatizat, de exemplu, este obișnuit ca oamenii să repete acțiuni inutile dacă nu își planifică timpul.
2. Stabiliți obiective și termene limită
Un alt punct important pentru managementul timpului și productivitate este crearea unui program . Cu el, îți poți analiza timpii în mod inteligent. Tu stabilești obiectivele și termenele limită pentru realizare.
3. Descărcați articolele în așteptare pe hârtie
Poate ai trecut prin situații de suprasolicitare a muncii. Tendința în acest moment este de a te așeza la muncă și de a te putea gândi doar la celelalte activități care trebuie desfășurate și ele. Pentru a consolida încrederea în sine și a vă putea concentra asupra a ceea ce este necesar, puteți face un exercițiu simplu și eficient cunoscut sub numele de descărcare a minții.
Păstrați un pix și hârtie la îndemână – ar putea fi un blocnotes sau un alt instrument deschis. De fiecare dată când lucrezi și mintea ta se întrerupe cu o altă acțiune care trebuie finalizată, scrie-o în acest loc. Astfel, garantați că nu veți uita de această sarcină și vă puteți dedica ceea ce ați stipulat să faceți în acel moment.
4. Creșteți productivitatea prin reducerea distragerilor
Pe lângă minte, există mulți factori externi care pot întrerupe fluxul de lucru . Un exercițiu simplu este să lăsați telefonul mobil în liniște și la îndemână, pe lângă dezactivarea notificărilor computerului când lucrați. De asemenea, puteți crea cod, astfel încât oamenii să nu întrerupă. Ar putea fi o ușă închisă sau chiar un post-it lipit pe computer pentru a semnala că nu este timpul pentru conversații.
5. Delegați sarcini și îmbunătățiți-vă gestionarea timpului
Gestionarea timpului nu înseamnă doar planificare individuală . Pentru cei care lucrează în poziții de conducere , este esențial să cunoască cel mai bun format pentru a se asigura că rezultatul colectiv este eficient. Prin urmare, este important să înțelegeți relația dintre livrări și să știți să delegați sarcini persoanelor potrivite, descentralizând procesele care nu au nevoie de intervenția dumneavoastră ocazională.
6. Creați recompense pentru a crește productivitatea
Ai auzit de tehnica pomodoro ? Pe baza acelor cronometre de bucătărie (renumite în străinătate sub formă de roșie, sau pomodoro), stabiliți timpi pentru a produce și genera intervale cu asta. Acest format este interesant, pentru că așa creezi un setup pentru a face livrări în blocuri de timp, dar câștigi și o perioadă în care te poți recompensa cu activități personale.
7. Fă-ți timp să ai grijă de tine
Sănătatea mintală este vitală pentru echilibrul oricui. Pentru a evita epuizarea și a asigura o productivitate mai mare, trebuie să te uiți la tine. Ai grijă de tine, practică activitate fizică în mod regulat, asigură o alimentație mai sănătoasă și menține hidratarea prin ingerarea de lichide. De asemenea, dezvoltați un hobby și căutați armonia între toți pilonii vieții, inclusiv aspectele sociale, spirituale și afective.
8. Gestionați cererile
Cei care lucrează în domenii legate de management au de obicei deja obiceiul de a crea liste. O tehnică care îmbunătățește eficiența listelor prin gestionarea acestora este steagurile de prioritate și nivel de dificultate . Deci, puteți indica dacă o sarcină este:
- foarte, puțin sau deloc urgent;
- dificil, normal sau ușor de realizat.
Astfel, poți începe să le faci pe cele mai urgente urmând până ajungi la cele neurgente. Mai este posibil să le alegeți mai întâi pe cele care sunt mai ușor de completat și apoi să ne uitați la celelalte, care necesită mai multă dedicare.
9. Ai grijă să nu te simți copleșit de volumul de muncă
Metodologiile agile pot adăuga dincolo de IT și procesele de marketing (agile marketing), deoarece pot servi drept filozofie pentru gestionarea oricărei activități. În cazul locurilor de muncă mari, acestea pot fi privite ca un proiect. Deci, în loc să simți nevoia de a livra totul dintr-o dată, atunci când apare volumul de muncă, îl poți împărți în bucăți mai mici, care sunt mai ușor de livrat.
10. Aveți obiective zilnice și săptămânale pentru a crește productivitatea
11. Legați managementul timpului de productivitate
Este obișnuit ca o persoană să lucreze multe ore și, prin urmare, să se considere productivă. Cu toate acestea, pentru a avea un management al timpului care duce la o productivitate ridicată, este, de asemenea, important să se măsoare acest lucru. Fișa de pontaj este un sistem care ajută la înțelegerea cât timp este alocat dezvoltării fiecărei sarcini. Astfel, puteți înțelege ce funcționează cel mai bine pentru dvs.
12. Spune nu și îmbunătățește managementul timpului și productivitatea
Este munca ta concentrată sau pur și simplu porți totul pe umeri, indiferent de ce apare? A ști să spui nu ajută și la gestionarea timpului. Înțelegeți ce este legat de munca dvs. și ce activități nu ar trebui să vă fie sarcina. Pe lângă delegarea sarcinilor, învață să refuzi participarea la proiecte care îți vor elimina puterea și concentrarea muncii tale.
13. Adoptă abilități de gestionare a timpului pentru a motiva echipele
Dacă coordonezi alți oameni, atunci una dintre strategiile principale de optimizare a managementului timpului este să-ți ajuți și angajații să se organizeze. Cu cât este mai mare autonomia în munca lor (conștient, desigur), cu atât eficiența rezultatelor fiecăruia este mai mare.
Prin urmare, poate fi la fel de important să creați o schemă de antrenament, care să permită echipei dumneavoastră să își gestioneze propriul timp și să aibă instrumentele ideale pentru a obține o productivitate mai mare în funcția îndeplinită. În plus, toată lumea este mai motivată să contribuie la muncă, angajându-se în proiecte.
14. Utilizați tehnologii pentru a îmbunătăți gestionarea timpului și productivitatea
Pentru cei care lucrează într-o agenție, realitatea este deja pătrunsă de inovație, creativitate și adoptarea tehnologiilor ca diferență competitivă. Această abilitate poate fi folosită și în procesele și problemele administrative ale companiei. Oricât de mult inteligența este o diferență pentru a obține rezultate mai productive, puteți include tehnologii pentru îmbunătățirea performanței.
15. Contați pe instrumentele de management de rutină
Apropo de tehnologii, una dintre cele mai utilizate pentru a ajuta la optimizarea productivității sunt instrumentele de management . De obicei, au funcții precum tablouri de bord pentru a monitoriza valorile relevante, pe lângă integrările cu alte instrumente, cum ar fi agendele virtuale. Cu AllmaDesign , de exemplu, este posibil să vă garantați gestionarea timpului (și să monitorizați dezvoltarea sarcinilor de către alți angajați ai agenției).
Pentru un management eficient al timpului și productivitate în cadrul unei agenții, puteți conta pe software de management conceput în acest scop, precum AllmaDesign . Astfel, integrezi toate procesele agenției, creezi o rutină, delegi sarcini și reușești totuși să automatizezi acțiunile, făcând fluxul de lucru mai productiv și mai inteligent.
AllmaDesign vă oferă servicii profesionale de web design la prețuri avantajoase, creare de site-uri prezentare pentru companii mici și mijlocii, creare magazine online și cataloage de produse, precum și alte servicii conexe: întreținere și administrare site-uri web, optimizare SEO și promovare online, design grafic și identitate companie, găzduire web și înregistrare nume de domenii.
