A ști cum să prioritizezi sarcinile poate ajuta la obținerea unor rezultate mai consistente în afaceri și la creșterea productivității echipei, păstrând calitatea serviciilor la cel mai înalt nivel. Vezi cum să studiezi activitățile companiei tale și să le organizezi eficient.
Pentru ca o afacere să aibă succes în gestionarea timpului , trebuie să știe să-și prioritizeze sarcinile zilnice și să-și organizeze echipele, optimizând resursele fără a compromite calitatea serviciilor și relația cu toți clienții săi.
În mod clar, acest lucru nu poate compromite fluxul de lucru al agenției , dar trebuie să facă parte din managementul acesteia. Cu alte cuvinte, decizia de a prioritiza o sarcină trebuie să urmeze o regulă stabilită anterior și să nu se bazeze pe presiunile momentului în care aceasta apare.
În această postare, aducem câteva definiții și sfaturi practice pentru ca afacerea ta să stabilească cum să-și prioritizeze sarcinile în mod eficient. Verifică!
De ce și cum este atât de importantă prioritizarea sarcinilor pentru afacerea dvs.?
Pentru a răspunde la această întrebare, putem folosi logica managementului de proiect . În ea, unele sarcini sunt obligatorii , adică nimic nu se poate întâmpla dacă nu sunt finalizate. Pentru ca o agenție să creeze o strategie de marketing de conținut pentru un client, de exemplu, trebuie mai întâi să semneze contractul de furnizare a serviciilor.
Pe lângă faptul că sunt obligatorii, sarcinile pot avea și relații de dependență , adică o campanie Facebook Ads nu poate fi realizată până când nu se definește publicul țintă, bugetul și conținutul ofertei.
De asemenea, putem lua în considerare importanța pe care o anumită sarcină o are pentru afacere. Chiar daca este o cerere urgenta adusa de client, care ar fi impactul asupra relatiei cu clientul daca nu ar fi executata si care este corespondenta financiara a acestui contract cu afacerea?
În cele din urmă, este necesar să se țină cont de calendarul unor acțiuni, mai ales în lumea marketingului. O agenție care este responsabilă de rețelele sociale ale unui client, de exemplu, trebuie să fie atentă la problemele care sunt în creștere și la situațiile care necesită o poziționare rapidă sau crize care afectează lumea, cum ar fi un comentariu negativ pe care l-a primit, acesta nu este la fel? Adică, unele sarcini sunt urgente .
Deci, de ce să creați o prioritizare a sarcinilor?
Crearea unei reguli de prioritizare este o modalitate de organizare a activităților de afaceri și de a oferi autonomie și claritate, astfel încât echipa să poată continua sarcinile și, bineînțeles, să știe să facă față situațiilor atipice care pot apărea în timpul rutinei sau chiar să schimbe ordinea așa cum este. executat.
Această schimbare este foarte comună în agențiile de marketing și publicitate, la urma urmei, acestea trebuie să își personalizeze fluxurile de lucru și serviciile pentru diferite tipuri și dimensiuni de clienți. În timp ce o entitate publică are nevoie de o ofertă pentru a iniția o campanie de publicitate, întreprinderile mai mici pot aproba o idee prin telefon.
Astfel, dacă echipa știe care sunt prioritățile, chiar și în fluxuri diferite, va ști cum să acționeze pentru a merge mai departe cu proiectul clientului. Dar cum se creează această clasificare?
Care sunt pașii pentru prioritizarea eficientă a sarcinilor?
Prioritizarea sarcinilor nu este atât de simplă pe cât pare și chiar dacă inițial generează dezacorduri, pregătirea unui grup de profesioniști din sectoarele de afaceri implicate poate ajuta.
1. Enumerați toate sarcinile dvs. de afaceri
După definirea unei echipe de colaboratori, următorul pas este maparea tuturor sarcinilor efectuate în afacere. Fiecare dintre ele trebuie să fie descris în mod clar, arătându-și obiectivul, domeniul aferent, resursele necesare executării sale, timpul necesar pentru încheierea acestuia, printre alte informații.
2. Evaluați termenul limită pentru fiecare sarcină
În continuare, trebuie să luați în considerare cât timp durează fiecare sarcină pentru finalizare. Modelul de pontaj poate fi folosit în acest moment, până la urmă, cu cât este mai complex și legat de diferența de business, cu atât mai mare este dedicarea orelor lucrate pentru încheierea acestuia.
În această etapă, devine clar că prioritatea nu este legată doar de ordinea în care trebuie îndeplinite sarcinile , ci care sunt mai importante pentru rezultat. Astfel, timpul dedicat fiecăreia dintre ele poate varia.
3. Definiți criteriile de prioritate pe care le va folosi afacerea dvs
După cum am menționat deja în această postare, sarcinile pot fi clasificate în diferite moduri, de exemplu:
- obligatoriu — care va defini cursul următoarelor sarcini;
- dependent — care poate fi influențat de factori externi și interni, legi, contracte etc.;
- legat de diferenţialul de afaceri, cerând mai mult timp pentru execuţie;
- complexitatea sarcinii — necesită mai mult timp și profesioniști specializați;
- importanță financiară — în măsura în care unele contracte și clienți reprezintă un procent economic mai mare în finanțele afacerii;
- status — deoarece unele contracte pot fi mai importante pentru imaginea afacerii și, prin urmare, pot avea priorități și fluxuri de lucru speciale;
- urgență — deoarece unele sarcini trebuie efectuate într-o perioadă de timp sau expiră, cum este cazul unei campanii pe rețelele sociale pentru a profita de un hashtag și o temă în tendințe.
Prin urmare, fiecare afacere trebuie să-și stabilească prioritățile și, pe baza acestora, să-și clasifice sarcinile.
4. Faceți o organizare vizuală a sarcinilor
După stabilirea criteriilor și a priorităților de ierarhizare, este necesar să ne asigurăm că modelul este aplicat și urmat de către angajați. Pentru aceasta, organizarea vizuală pe culori și fluxuri de lucru este esențială.
Astfel de studii pot fi folosite pentru fundamentarea regulilor în sistemele de management și pentru formarea angajaților implicați în procese, până la urmă, unul dintre obiectivele creării priorităților este ca fluxul de lucru să se producă fără a fi nevoie de intervenția managementului, nu este la fel?
Ce tehnologii vă pot ajuta în gestionarea muncii dvs.?
Pe lângă priorități, afacerile se ocupă de procese și servicii personalizate, care fac activitățile și mai complexe de urmat. În acest sens, tehnologiile sunt indispensabile.
Chiar dacă prioritățile sunt abordate în training și manuale, în viața de zi cu zi, este esențial să existe un sistem care să organizeze și să ajute echipa să controleze prioritățile și sarcinile de dezvoltat, atenuând sau eliminând eșecurile în proces.
Acest lucru face echipa mai productivă și autonomă , permițând angajaților mai mult timp pentru a inova și a aduce calitate relațiilor cu clienții.
A ști să prioritizezi sarcinile este fundamental la nivel managerial și, de asemenea, individual, pentru fiecare angajat al afacerii. Prin urmare, este un subiect care trebuie abordat constant cu echipa ta.
AllmaDesign vă oferă servicii profesionale de web design la prețuri avantajoase, creare de site-uri prezentare pentru companii mici și mijlocii, creare magazine online și cataloage de produse, precum și alte servicii conexe: întreținere și administrare site-uri web, optimizare SEO și promovare online, design grafic și identitate companie, găzduire web și înregistrare nume de domenii.
