Optimizarea proceselor operaționale ale agenției este esențială pentru a câștiga agilitate în rutina de service. Sistemul de management al afacerii aduce caracter practic companiilor prin integrarea sectoarelor, permițând managerilor să se dedice mai mult părții strategice a afacerii.
Ca și în alte companii, într-o agenție de comunicare este necesar să se ocupe și de procesele operaționale, precum gestionarea finanțelor, generarea de rapoarte, emiterea de facturi, printre alte activități de rutină.
Atunci când fiecare dintre aceste sarcini este efectuată folosind instrumente diferite, acestea tind să devină complexe și să ocupe mult timp angajaților. Cu un sistem de management al afacerii, cum ar fi un ERP sau CRM, este posibil să optimizați afacerea .
Folosind acest software, puteți gestiona toate cerințele agenției printr-o singură platformă. Acest lucru aduce sincronicitate echipelor, permițându-le să câștige eficiență în chestiuni operaționale și să se dedice mai mult punctelor strategice.
Ce este un sistem de management al afacerii?
Practic, sistemul de management al afacerii este un software care permite gestionarea sarcinilor din toate sectoarele companiei. Este o platformă inteligentă a cărei funcție este de a automatiza toate procesele operaționale, deoarece conectează cerințele tuturor domeniilor.
Instrumentul centralizează informațiile din fiecare departament al agenției, cum ar fi serviciul pentru clienți și creativitatea. În acest fel, permite o viziune amplă a afacerii, care îi ajută pe angajați și manageri să ia decizii mai informate și mai precise.
Sistemul de management integrat este computerizat, iar informațiile dumneavoastră pot fi stocate pe mașina fizică sau în cloud. În general, platforma are următoarea structură:
- administrare: permite managerilor să monitorizeze progresul sectoarelor sucursalei;
- planificare strategică: datorită faptului de automatizare a activităților operaționale, este mai ușor să verificăm care sunt greșelile și succesele afacerii și, astfel, să elaborăm strategii care să îmbunătățească rezultatele;
- evaluarea performanței: caracterul practic al sistemului permite evaluarea performanței fiecărei zone a companiei;
- implementare și execuție: pe baza evaluării punctelor forte și a punctelor slabe, sistemul ajută la implementarea îmbunătățirilor în organizație.
Fiecare sistem care vizează managementul afacerii sucursalei are caracteristici și funcționalități specifice care variază în funcție de furnizor. Cu toate acestea, majoritatea dintre ele au cele patru categorii menționate mai sus și este obișnuit ca acestea să fie folosite ca referință pentru integrarea proceselor.
Care sunt tipurile de sisteme de management al afacerilor?
Când vorbim despre sisteme de management de afaceri pentru agenții, platformele care ies cel mai mult în evidență sunt Enterprise Resource Planning (ERP) și Customer Relationship Management ( CRM ). Aceste două alternative au funcții foarte diferite și înțelegerea lor este esențială pentru a face cea mai bună alegere pentru afacerea ta. Urmați detaliile fiecărui instrument.
ERP
Considerat cel mai popular sistem de management în rândul companiilor, acest software este văzut ca o evoluție a foii de calcul tradiționale Excel. Obiectivul său este de a facilita controlul financiar și bugetar , pe lângă eficientizarea proceselor contabile și fiscale ale organizației. Acest lucru se întâmplă deoarece reunește toate informațiile referitoare la plățile cheltuielilor și a încasărilor, în funcție de costul fiscal implicat în fiecare sarcină.
Platformele ERP sunt împărțite în trei straturi: aplicație, bază de date și cadru. Pentru a facilita managementul și luarea deciziilor, acestea oferă, de asemenea, două tipuri de opinii.
vedere departamentală
Afișează starea de întreținere a proceselor din fiecare sector. Toate informațiile sunt disponibile pe un singur ecran pentru a optimiza gestionarea informațiilor, pe lângă adăugarea de securitate pentru utilizatori, deoarece doar angajații autorizați pot accesa datele.
Viziune pe segmente
După cum sugerează și numele, vizualizarea vă permite să personalizați software-ul în funcție de caracteristicile și cerințele fiecărui departament . Prin urmare, își propune să răspundă nevoilor specifice ale ramurii în care își desfășoară activitatea compania.
În general, ERP este un aliat pentru reducerea costurilor și optimizarea proceselor agenției , deoarece adaugă eficiență sarcinilor echipelor, precum și permițând integrarea și standardizarea atât a strategiilor, cât și a acțiunilor.
Sistemul aduce agilitate afacerii, reduce șansele de erori și economisește timp și resurse, deoarece împiedică angajații să fie nevoiți să călătorească pentru a face schimb de informații între sectoare.
CRM
Cunoscut și sub denumirea de Customer Relationship Management, este un sistem centrat pe client . Pe scurt, acumulează și prelucrează datele generate de clienții deserviți de agenție , precum apeluri, vizite și interacțiuni pe paginile online. Pe baza acestor informații, compania monitorizează călătoria clientului și poate dezvolta strategii mai precise pentru a-i atrage.
Având în vedere acest lucru, zona de vânzări și service identifică în prealabil care sunt cerințele publicului potențial și oferă un serviciu personalizat. CRM are patru tipuri de aplicații care ar trebui utilizate de preferință într-o manieră integrată. Vezi mai jos care sunt acestea.
Operațional
Acesta constă în servicii pentru clienți și procese de asistență în timpul și după efectuarea vânzărilor. Scopul dvs. este să recunoașteți care dintre ele au nevoie de îmbunătățire și să aduni date pentru a crește vânzările.
Analytics
Datele colectate în aplicația operațională sunt transformate în rapoarte care generează informații pentru insight-uri despre nevoile consumatorului, ceea ce contribuie la construirea profilului clientului. Echipa de vânzări poate folosi acest profil pentru a aborda mai eficient publicul.
Colaborativ
În această funcție are loc diseminarea informațiilor colectate de către departamentele agenției — acțiune care generează oportunități de dialog și aliniere între sarcinile sectoarelor.
Strategic
Aplicația folosește toate funcționalitățile într-un mod integrat, putând folosi modelul Canvas pentru a dirija acțiunile companiei și a asigura atingerea scopurilor și obiectivelor stabilite.
Se poate spune că CRM-ul crește calitatea sarcinilor agenției prin colectarea și prelucrarea datelor despre consumatori. Cunoștințele stocate oferă subvenție pentru dezvoltarea proiectelor PMBOK pentru crearea de servicii diferențiate și simplifică vânzările, asigurând satisfacția clienților.
Care sunt avantajele sistemului de management pentru agenții?
Tehnologiile de afaceri sunt indispensabile pentru a îmbunătăți rezultatele afacerii, pe lângă faptul că sunt un diferențiator competitiv. Un software bun de management al afacerii generează date solide pentru ca managerii dvs. să ia deciziile corecte. Vezi care sunt avantajele acestui instrument pentru agenția ta.
Îmbunătățește organizarea contului
Deținerea controlului asupra valorilor care intră și ies din numerarul companiei este esențială pentru a-ți organiza și proiecta finanțele. Prin utilizarea sistemului de management al afacerii , există posibilitatea de a înregistra toate conturile de plătit și de încasat într-un singur loc. Astfel, toate numerele sunt actualizate și monitorizate în timp real de sectorul financiar.
În acest context, devine mai ușor să pregătiți planificarea bugetară a companiei pe termen mediu și lung. La urma urmei, managerul știe exact care este suma cheltuielilor viitoare și ce este disponibil în numerar.
Integrează sectoarele companiei
Atunci când întreprinderea folosește foi de calcul electronice pentru a-și controla procesele, este necesar să se pregătească una pentru fiecare departament. Excesul de documente îngreunează managementul și chiar necesită mai mult timp din partea angajaților pentru actualizarea manuală a rapoartelor.
Software-ul de management unifică sectoarele companiei, deoarece stochează date din toate sectoarele și optimizează comunicarea dintre acestea. Informațiile despre finanțe, vânzări și alte domenii pot fi vizualizate direct pe platformă.
Fiecare vânzare făcută la agenție, de exemplu, este inclusă automat în sistem, actualizându-vă veniturile. În acest fel, nu este necesar ca angajatul să enumere toate tranzacțiile financiare ca în foile de calcul tradiționale.
Reduce repetarea
Pe lângă faptul că le ia mult timp angajaților, completarea manuală a foilor de calcul face loc și pentru greșeli. Aceste defecțiuni nu se întâmplă într-un sistem de management computerizat, deoarece datele sunt generate cu acuratețe . Deoarece sunt mai puține erori, în consecință, relucrarea scade.
Sprijină luarea deciziilor
Sistemele de management generează rapoarte care ghidează deciziile managerilor. Analizând datele fluxului de numerar, puteți determina dacă este momentul potrivit pentru a face o nouă investiție sau dacă trebuie să reduceți cheltuielile, de exemplu.
Vizualizarea detaliată a cheltuielilor și veniturilor afacerii ajută, de asemenea, la identificarea unde sunt cele mai mari cheltuieli ale companiei, lucru crucial pentru stabilirea măsurilor adecvate de limitare a costurilor pentru fiecare sector.
Cum să alegi sistemul de management ideal?
Încă nu aveți un sistem de management al afacerii în agenție? După cum ați văzut, această tehnologie face diferența pentru calitatea proceselor oricărei companii. Cu toate acestea, pentru ca acesta să fie cu adevărat util, este necesar să respectați câteva puncte înainte de a-l achiziționa. Înțelegeți ce să evaluați.
experienta furnizorului
În mod ideal, sistemul de management ar trebui dezvoltat pentru aria de activitate a companiei dumneavoastră. Odată cu adoptarea unui software conceput pentru rutina agențiilor de comunicare, puteți fi sigur că instrumentul răspunde nevoilor dumneavoastră și evită bătăi de cap.
Sprijin oferit
Este normal ca în timpul implementării tehnologiei și în primele zile de utilizare să apară îndoieli. Prin urmare, verificați dacă furnizorul oferă suport adecvat pentru a răspunde la întrebări și a rezolva rapid problemele .
Caracteristici disponibile
Cercetați ce funcționalități sunt disponibile în sistem și, dacă este posibil, solicitați o perioadă de probă pentru a înțelege cum pot fi utilizate în domeniul practic și dacă corespund cerințelor activităților agenției de comunicare .
Utilizabilitate
Un sistem complex de utilizat necesită ca compania să petreacă mai mult timp pregătind personalul pentru a învăța cum să-l opereze. Prin urmare, acordați preferință unui instrument intuitiv, care reduce curba de învățare a echipei dumneavoastră și rezistența angajaților la schimbare.
Conducerea unei agenții este o mare provocare. În acest sens, este foarte recomandat să investiți în instrumente care simplifică această sarcină. Și exact asta face sistemul de management al afacerii pentru afacerea ta, având în vedere că optimizează procesele operaționale în timp ce tu și echipa ta te gândești la problemele strategice necesare pentru a crește rezultatele.
AllmaDesign vă oferă servicii profesionale de web design la prețuri avantajoase, creare de site-uri prezentare pentru companii mici și mijlocii, creare magazine online și cataloage de produse, precum și alte servicii conexe: întreținere și administrare site-uri web, optimizare SEO și promovare online, design grafic și identitate companie, găzduire web și înregistrare nume de domenii.
