Poză de Andrea Piacquadio pe Pexels.com
Distrugerea documentelor este necesară pentru a evita frauda și furtul de date personale pe care acestea le pot conține. Chiar dacă informația nu mai este actuală, ea rămâne confidențială, iar dacă ajunge în mâinile unor persoane rău intenționate, organizația sau partenerii tăi pot avea de suferit.
Află de ce merită să folosești un distrugător de hârtie de fiecare dată când ai nevoie să elimini documente și acte
Documentele neutilizate care conțin informații private pot cauza:
- pierderi financiare;
- deteriorarea reputației;
- urmărire penală;
- amenzi administrative etc.
Astfel, poți mărunți documentele pe suport de hârtie fie prin forțe proprii, fie apelând la serviciile companiilor specializate în tocarea și reciclarea documentelor. Dar, de ce să nu o faci cu ajutorul unui dispozitiv special – un distrugător de documente? Acesta mărunțește hârtia, cardurile, dischetele etc., făcând practic imposibilă reconstituirea. Așadar, descoperă distrugătoarele marca Kobra Hybrid de aici, de pe trima.ro – magazinul online de papetărie și tehnică de birou pentru afacerea ta.
Avantajele utilizării unui distrugător de documente profesional
- Asigură dezintegrarea sigură și fiabilă a documentelor;
- Protejează informațiile angajaților, clienților și furnizorilor, oferindu-le încredere în compania ta;
- Este convenabil, poți scăpa de documente imediat ce este necesar, în loc să le depozitezi până când se adună prea multe.
În fiecare zi, te confrunți cu o cantitate mare de informații. Cu un tăietor profesional poți scăpa de toate documentele care nu trebuie să ajungă în mâinile persoanelor neautorizate. Acestea pot include: rapoarte, planuri de afaceri, planuri de marketing, date financiare, documente bancare, formulare pentru semnătura electronică digitală, cereri de credit, detalii ale cardurilor de credit, carduri de credit, date despre prețuri, numele și adresele clienților tăi, baza de date a clienților, liste cu date despre salarii, rapoarte de vânzări, rapoarte de operațiuni de credit, CV-uri ale angajaților, informații brevetate, documente juridice, înregistrări medicale, declarații fiscale, documente semnate, cercetări… și lista poate continua.
Ce documente merită supuse dezintegrării?
Rapoarte și documentație
Confidențialitatea și secretul rapoartelor contabile și altor documente ce conțin informații financiare sunt deosebit de importante pentru organizațiile comerciale. Prin urmare, toate rapoartele, bilanțurile, declarațiile fiscale și alte documente legate de finanțe trebuie nimicite cu ajutorul unui dispozitiv special prevăzut pentru aceasta.
Acte care dețin date personale
Orice documente care conțin date personale, cum ar fi datele din pașaport, informații despre starea de sănătate, adresele de domiciliu și alte date confidențiale, trebuie tăiate. Acest lucru se aplică atât documentelor personale, cât și celor ce conțin datele personale ale angajaților sau clienților.
Informații comerciale și de afaceri
Documentele ce conțin secrete comerciale, corespondența de afaceri, informații despre clienți, parteneri și furnizori trebuie, de asemenea, tocate. Aceasta permite prevenirea scurgerilor de informații confidențiale care ar putea dăuna afacerii și reputației.
Așadar, eliminarea documentelor cu ajutorul unui aparat profesional este o metodă sigură de protecție a informațiilor împotriva accesului neautorizat și abuzului. Anumite tipuri de documente necesită o atenție deosebită pentru a preveni scurgerea datelor confidențiale. Realizarea regulată a procedurii de eliminare a documentelor este un pas necesar în menținerea securității informațiilor și respectarea regulilor de prelucrare a datelor personale.
Documente cu informații confidențiale
Când vine vorba de securitatea informațiilor, este necesar să acorzi o atenție deosebită distrugerii documentelor ce conțin informații confidențiale. Aceste documente includ informații al căror acces trebuie restricționat pentru a preveni scurgerile sau accesul neautorizat.
Acum este evident faptul că mărunțirea la timp a documentelor previne scurgerea de date importante. Având la îndemână un distrugător de hârtie profesional, poți dezintegra un document imediat ce acesta nu mai este relevant. În același timp, deținând propriul dispozitiv vei fi scutit de taxe suplimentare pentru serviciile unei organizații externe.