Platformele de management sunt o parte fundamentală a structurii de afaceri de astăzi . Sarcinile la toate nivelurile, de la cele mai operaționale la cele strategice, concentrate pe luarea deciziilor, sunt îndeplinite în aceste medii digitale. La fiecare achiziție a unui nou serviciu sau schimbul cu unul mai recent, implementarea sistemelor este o treabă care trebuie făcută.
În acest proces, câteva analize care trebuie efectuate, începând cu înțelegerea momentului potrivit pentru adoptarea unui nou software în companie . Fie pentru a satisface o nevoie de lucru de rutină, fie pentru a optimiza resursele disponibile angajaților, upgrade-urile sunt întotdeauna necesare. De fiecare dată când se întâmplă acest lucru, începe o nouă călătorie de implementare.
În acest conținut, vom arăta cum implementarea sistemelor este o cerere importantă și, în principal, cum ar trebui să fie efectuată, minimizând erorile. Vezi mai jos!
Ce este implementarea unui sistem?
Implementarea sistemelor este procesul prin care o companie începe să folosească un nou software de management pentru automatizarea marketingului, productivitatea sau orice altă categorie. Acest moment merită atenție, deoarece o serie de sarcini operaționale și administrative vor depinde direct de utilizarea acestor soluții în rutina de afaceri .
Această perioadă de implementare este legată nu numai de buna funcționare a sistemului, ci și de etapa de alegere a soluției ideale. Astfel, compania este capabilă să garanteze că acest software este cel mai potrivit pentru nevoile sale și, mai ales, că furnizorul responsabil va oferi suport deplin în perioada de implementare și, ulterior, în utilizarea zilnică.
Când se definește această alegere pentru un sistem, există și momentul în care angajații sunt integrați în noua interfață și funcționalitățile acesteia. Oricât de mult aceste sisteme sunt comune rutinei de afaceri, în special datorită transformării digitale, noul software necesită timp pentru a se adapta și învăța .
Impactul implementării sistemelor asupra rezultatelor
Un proces de implementare a sistemelor trebuie să ia în considerare impactul acestei achiziții sau tranziție la rutina companiei. De exemplu, începerea cu un nou software de management pentru agenții este un pas mare, deoarece aceste sisteme concentrează o serie de funcționalități din diferite sectoare, cum ar fi finanțe, servicii clienți, creație, printre altele.
Instrumentele de business intelligence au, de asemenea, un impact mare, deoarece sunt responsabile pentru captarea și procesarea datelor care vor genera informații precise pentru a alimenta KPI-urile . Prin urmare, fiecare dintre aceste sisteme trebuie implementat în cel mai bun mod posibil, evitând dificultățile care afectează progresul cererilor și implică o scădere a productivității.
Când este momentul să achiziționați un nou sistem de management?
Procesul de luare a deciziilor pentru un nou sistem de management este un moment în care companiile trebuie să-și înțeleagă nevoile și să reflecte asupra modului în care o soluție adecvată le va ajuta. Practic, acest moment provine din două moduri: din dificultăți cu sistemul actual sau din conștientizarea că este un software care poate ajuta la o anumită cerere.
Apoi, analizați câteva motivații și înțelegeți mai bine cum funcționează percepția momentului potrivit pentru a achiziționa sau schimba sistemul de management pe care îl folosește compania.
Când agenția ta are nevoie de soluții specifice
Conducerea unei agenții este un job plin de provocări și dificultăți, mai ales pentru întreprinderile mijlocii, cu mai puține resurse și echipe slabe. Există multe sarcini importante de zi cu zi, în special în conducerea afacerii, care pot fi îndeplinite eficient numai atunci când soluțiile digitale sunt disponibile pentru angajați.
Astfel, nu există niciun mister atunci când există sentimentul că lipsește instrumentul potrivit pentru a îndeplini anumite cerințe. Acesta este momentul percepției că lipsește o resursă adecvată și, pe baza acesteia, următorii pași vor fi alegerea și, în consecință, implementarea unor sisteme adecvate.
Când angajații se luptă cu cerințele
Unele solicitări pot fi mai complexe decât pot rezolva angajații. Un bun exemplu este managementul financiar , care depinde nu numai de controlul fluxului de numerar, ci și de încasări, accesul la contracte, emiterea documentelor fiscale și o serie de alte mici sarcini de zi cu zi. Fără o soluție ideală, este imposibil să ai grijă de tot .
În aceste cazuri, căutarea sistemului ideal trebuie optimizată, ceea ce înseamnă căutarea instrumentului care este capabil să se ocupe de întregul pas de lucru care a cauzat dificultăți. O platformă completă este cea mai bună alegere, atâta timp cât furnizorul garantează, pe lângă funcționalitățile sistemului, suport continuu.
Când vechiul sistem nu mai funcționează
Decalajul sistemelor este ceva destul de comun, la urma urmei, tehnologia se dezvoltă din ce în ce mai repede, ceea ce face ca și nivelul de muncă, în raport cu calitatea, să crească. Instrumentele vechi care nu au fost actualizate tind să devină învechite, sau cel puțin nu mai sunt capabile să prezinte nivelul de eficacitate pe care l-au avut cândva.
Depinde de companie să aibă această percepție despre momentul în care resursele sale nu mai sunt calificate pentru cerințele pe care le prezintă piața și rutina de lucru. Este esențial să înțelegem că, deși implementarea sistemelor necesită investiții și dedicare pentru tranziție, rezultatele acestei faze sunt și mai satisfăcătoare, pe lângă productivitatea optimizată.
Cum are loc procesul de implementare a sistemelor?
Există multe întrebări despre cum trebuie realizat acest proces de implementare a sistemelor, mai ales într-un mod în care să nu afecteze fluxul de lucru într-o agenție. Cu toate acestea, procesul are mai mulți pași și aceștia încep chiar înainte ca colaboratorii să contacteze noua interfață.
Mai jos, aflați care sunt fiecare dintre aceste faze de implementare — de la decizie până la monitorizarea rezultatelor — și vedeți care ar trebui să fie preocupările managerilor și angajaților.
Planificare strategica
Planificarea strategică este faza inițială în care managerii trebuie să înțeleagă mai întâi nevoile companiei și motivele alegerii unui nou sistem. Dacă este un upgrade, căutarea ar trebui să se concentreze pe un software mai modern, capabil să rezolve dificultățile cu care se confruntă. Abia atunci este îndeplinită ideea de îmbunătățire a nivelului.
Planificarea trebuie să ia în considerare și cazurile în care contractarea soluției are ca scop umplerea unor lacune, fie ele operaționale sau manageriale. În acest pas anterior trebuie definite funcționalitățile, resursele și toate detaliile de operare care sunt așteptate de la acest nou sistem. De aici, căutarea este mai atentă, ghidând o alegere precisă.
instructiunile producatorului
Fiecare producător de sistem are instrucțiunile adecvate pentru utilizarea acelei soluții, cel puțin ar trebui să o ofere. Astfel, este esențial ca acest proces de implementare să se bazeze pe aceste instrucțiuni și pe materialul suport pe care le-a dezvoltat furnizorul. Acest conținut conține instrucțiuni de utilizare, trecerea de la un instrument la altul și toată teoria necesară.
Prin urmare, este, de asemenea, esențial să existe o înțelegere a modului în care este prezentat acest conținut tehnic cu instrucțiuni, chiar înainte de angajarea unui sistem. Cu cât este mai complet, cu atât procesul de pornire va fi mai bun , mai ales în acea fază inițială de tranziție. Astfel, există o mai mare autonomie pentru agenție și adaptarea la noile resurse devine mai rapidă.
Studiați caracteristicile necesare
Un punct extrem de important în acest proces de implementare a sistemelor este înțelegerea internă despre ceea ce agenția are nevoie ca funcționalitate în viața de zi cu zi. Astfel, există garanția că nicio cerere, indiferent dacă este administrativă sau operațională, nu va lipsi de resurse adecvate care să ajute la obținerea unei productivități mai mari în execuție.
Prin urmare, o analiză mai aprofundată în rândul managerilor poate concluziona în ce momente din munca de zi cu zi există nevoi mai urgente. De asemenea, colaboratorii trebuie să participe la acest proces, deoarece au și nevoile lor și știu unde sistemul actual și fluxul de lucru lasă de dorit.
Antrenament pentru echipa
Chiar dacă instrucțiunile sunt complete și oferă un nivel bun de autonomie, instruirea ajută la ca acest proces de integrare cu noile tehnologii și mai ușor și mai ușor pentru angajați. Ei trebuie să treacă printr-un nivel de educație mai intensiv, deoarece trebuie să se familiarizeze pe deplin cu sistemele cât mai repede posibil.
Adesea, furnizorii de tehnologie de sistem înșiși devin responsabili pentru desfășurarea acestor cursuri de formare, de preferință în cadrul companiilor. Acest lucru asigură că angajatul are contact cu informații strategice și că este predat de cineva care are o expertiză totală. Este esențial să se ofere formare în perioada de integrare a sistemelor .
Monitorizare si ajustari
În fine, odată ce implementarea sistemelor a fost finalizată, munca trebuie axată pe continuitate și analiză în raport cu rezultatele obținute cu soluția contractată. Aceasta este o urmărire a rezultatelor obținute în urma utilizării acestui sistem, evaluând modul în care acesta a afectat pozitiv productivitatea și procesele din diferitele sectoare ale afacerii.
Este posibil ca, în timpul acestei evaluări, să fie percepute nevoi specifice de ajustări, care nu ar trebui privite ca o problemă. Această etapă de măsurare a calității rezultatelor oferite este fundamentală tocmai pentru ca firma să atingă performanțe maxime , astfel încât acest software să fie pe deplin capabil să livreze rezultate .
Fara mistere, implementarea sistemelor este o perioada importanta si plina de mai multi pasi care alcatuiesc o tranzitie sau o adaptare sigura, in cazul in care se alege un nou software. Cu cât acest proces este mai bine monitorizat, cu atât mai bine este rentabilitatea rezultatelor în cadrul propunerii pe care agenția o așteaptă de la tehnologia contractată.
AllmaDesign vă oferă servicii profesionale de web design la prețuri avantajoase, creare de site-uri prezentare pentru companii mici și mijlocii, creare magazine online și cataloage de produse, precum și alte servicii conexe: întreținere și administrare site-uri web, optimizare SEO și promovare online, design grafic și identitate companie, găzduire web și înregistrare nume de domenii.
